Employee Self Service belakangan ini digadang-gadang menjadi solusi untuk meningkatkan proses HR di perusahaan. Lantas apa itu Employee Self Service? Employee Self Service merupakah salah satu fasilitas yang diberikan oleh aplikasi HRIS yang memungkinkan karyawan untuk memiliki akun masing-masing dan mengakses data kepegawaian mereka, seperti informasi data diri, jadwal kehadiran, riwayat kehadiran, data cuti dan lain sebagainya.
Dengan Employee Self Service, karyawan juga dapat mengajukan pengajuan cuti, izin, sakit dengan lebih mudah sehingga secara tidak langsung akan menghemat waktu dan usaha, bahkan dapat meningkatkan produktivitas karyawan dan perusahaan. Melalui ESS, karyawan akan diajak langsung untuk terlibat atas pengelolaan data pribadi mereka, sehingga karyawan nantinya akan memiliki rasa tanggung jawab dan kedisiplinan dalam mengelola data pegawai dan kehadiran mereka.
Contents
Manfaat Penerapan Employee Self Service
Penyimpanan Data Lebih Aman
Menyimpan data secara manual dalam bentuk kertas sudah jarang dilakukan karena memiliki lebih banyak risiko dibanding dengan penyimpanan secara elektronik. Data yang tersimpan dalam sistem ESS menggunakan media penyimpanan database, disimpan dalam bentuk elektronik. Kemungkinan dokumen atau berkas kertas yang hilang dan rusak juga dapat diminimalisir. Dengan penyimpanan data secara elektronik/online, data yang tersimpan akan secara otomatis diolan dan dienkripsi sedemikian rupa. Sehingga kerahasiaan data yang tersimpan lebih terjamin dibanding dengan penyimpanan manual yang bisa dilihat dengan mudah oleh siapa saja.
Mempersingkat Proses HR
Dengan sistem Employee Self Service, HR tidak lagi menghabiskan waktunya ke kegiatan administratif, karena seluruh karyawan memiliki akses ke data mereka masing-masing. Contohnya untuk pengajuan izin, cuti, atau sakit, karyawan tidak perlu melakukan secara manual, mengisi form, meminta tanda tangan yang berwenang secara satu persatu yang tentunya akan menghabiskan waktu yang cukup panjang. Semua hal tersebut dapat dilakukan melalui media elektronik secara online. Pengajuan yang diajukan oleh karyawan akan dikirimkan ke atasan secara real time. Status permohonan izin atau cuti juga dapat secara langsung dilihat melalui aplikasi sehingga karyawan tidak perlu menanyakan status permohonan tersebut apakah sudah disetujui atau belum. Selain itu, dengan menerapkan ESS, secara tidak langsung akan mengurangi penggunaan kertas. Tumpukan kertas tentu akan memakan banyak ruang tempat sehingga dinilai kurang efisien.
Data yang Lebih Update
Karyawan dapat melakukan pengecekan terhadap informasi data pribadi mereka masing-masing, jika perlu disesuaikan karyawan dapat melakukan penyesuaian secara mandiri dan menunggu pengajuan penyesuaian tersebut diterima oleh yang berwenang. Dengan menerapkan Employee Self Service, data yang tersimpan dalam database akan lebih akurat dan lebih terupdate. menurut undang undang tenaga kerja
Lebih Ramah Terhadap Lingkungan
Dengan menerapkan ESS yang sebagian besar kegiatannya dilakukan secara elektronik akan mengurangi penggunaan kertas. Penumpukan kertas yang telah digunakan juga akan menghabiskan banyak ruang dan membuat kantor menjadi kurang penuh dan kurang tertata.
Itulah beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari diterapkan sistem Employee Self Service. ESS dapat dijadikan media untuk sumber pengetahuan informasi untuk karyawan, ESS dapat diakse karyawan kapan saja di seluruh portal, perangkat, dan aplikasi. Coba fasilitas ESS dengan Zemangat sekarang!
